Press Release Yang Baik

Press release yang baik

A.Pengertian press release.

Menurut G.A. Marken, “Press release digunakan sebagai mekanisme intepretatif dasar agar publik mengetahui apa yang dilakukan organisasi.” Tidak ada cara menyampaikan informasi tentang organisasi yang lebih baik, lebih jelas, dan lebih persuasif daripada press release.” Sehingga press release merupakan cara utama yang penting bagi perusahaan untuk menginformasikan segala sesuatu tentang perusahaan secara baik, jelas, dan mempersuasif publik demi lancarnya alur komunikasi yang berperan dalam tujuan perusahaan.4 Seperti diungkapkan oleh Prayudi (2007:38), “Fenomena yang berkembangsekarang adalah lebih disukainya press release yang sudah dalam bentuk ready topublish oleh institusi media, artinya press release yang dikirim sudah ditulis dalam

b. Membuat Press Release  Tepat Sasaran

1. 1.    Identifikasi Sasaran dan Media

Pembuat press release mesti mengidentifikasikan kepada siapa siaran pers tersebut akan disampaikan. Kepada media jenis apa saja  siaran press diharapkan dimuat (cetak, online, televisi, majalah dll). Pada hari apa, pekan apa, bulan apa, siaran press itu diharapkan akan muncul. Semua identifikasi “peta media” ini akan membuat tujuan pembuatan press release lebih mudah  tercapai.

Dengan identifikasi media ini, misalya, tim PR, jika perlu,  bisa membuat strategi pemberitaan. Apakah serentak dimuat, sambung menyambung dsb? Dengan demikian bisa dirancang pula, apakah undangan atau pertemuan (press conference)  dilakukan bersamaan dengan semua media, dibedakan berdasarkan jenis media dan sebagainya, kendati tujuannya sama: menyebarkan informasi dari sisi perspektif perusahaan/lembaga.

1. 2.    Isi Press Release

Siaran pers yang bagus, pertama-tama ia harus clear/jelas dan  menarik. Jelas dalam pengertian menyangkut, informasi yang diberikan (angka, urutan peristiwa, nama narasumber kompeten, tata bahasa baik dan efektif, alinea yang tidak bertele-tele)  dan menarik,  dalam arti masalah yang disampaikan, dan teknik penulisan. Pengertian menarik di sini juga berkaitan dengan “nilai sebuah berita” yakni menyangkut: pertama kali terjadi, angka atau suatu jumlah yang besar, nama besar, lembaga, pertama kali terjadi, unik dll.

Karena itu, sebelum membuat  press release, tim penulis mesti merumuskan masalah yang akan disampaikan, sumber-sumber yang diwawancarai untuk “menguatkan” isi press release, dan data-data yang disampaikan. Sebelum diedarkan isi press release mesti dicek berkali-kali, baik isi, data, kalimat per kalimat, istilah-istilah, dan nama narasumber agar tidak terjadi kekeliruan sekecil apa pun.

1. 3.    Format Press Release

Press release sebaiknya dibuat dengan format hardnews atau pemberitaan dengan sistem piramida terbalik. (Unsur berita paling penting berada dalam alinea paling atas, dan semakin ke bawah berisi informasi tambahan).

Dengan format ini, maka memudahkan media untuk memangkas tanpa menghilangkan esensinya jika press release itu dinilai terlalu panjang. Press release sebaiknya ringkas, maksimal 1 sampai 1, 5  halaman dan jika ia dibagikan kepada wartawan lebih baik dibuat dalam  dua spasi dengan tujuan memudahkan dan memberi ruang wartawan memberi catatan atas data-data yang disampaikan dalam press release tersebut.

Judul sebuah press release mesti menarik, tapi tidak bombastis, dan sebaiknya tidak lebih dari tiga atau empat kata. Cantumkan pula dalam press release tersebut, siapa yang dihubungi jika ada pertanyaan lebih lanjut (dari tim PR) atau telepon narasumber penting, atau juga rujukan (situs berita, buku dsb) jika media memerlukan informasi atau hal-hal yang berkaitan dengan isi press release tersebut.

1. 4.    Menyampaikan Press Release.

Press release bisa disampaikan dengan mengirimkan langsung ke media yang dituju, menggelar pertemuan (jumpa pers) atau gabungan keduanya. Hal yang harus diperhatikan: waktu pertemuan/jumpa pers. Jika jumpa pers, sebaiknya pagi hari dengan waktu yang tidak panjang dan narasumber yang  kompeten pasti hadir.

Dalam keadaan tertentu, sebuah lembaga kadang harus mengeluarkan press release dan tak mungkin mengundang wartawan. Dalam kondisi demikian, yang terpenting press releasetersebut dikirim beberapa jam sebelum tenggat (deadline) media tersebut dan dipastikan telah diterima media bersangkutan.

1. 5.    Hal-hal terlarang

Ada sejumlah hal-hal yang mesti dihindarkan berkaitan dengan pembuatan siaran pers atau  jumpa pers ini. Antara lain:

(a) Jika press release dikirimkan via faks atau email, pastikan nama media sesuai yang dituju (jangan sampai tertulis Kompas dikirim ke Koran Tempo). Jika mengenal wartawannya, tujukan pula khusus pada wartawan tersebut.

(b)  Jika jumpa pers diadakan di luar kantor, pilih tempat yang mudah dijangkau wartawan.

(c)  Jangan membeda-bedakan wartawan atau media. Terkenal, terkemuka atau tidak, perlakukan  sama

(d)  Tepat waktu dan jangan molor.

(e)  Hindari pembicaraan satu arah, biarkan terjadi tanya jawab

(f)   Hindari jawaban  No Comment!

(g) Jika wartawan menanyakan hal di luar materi jumpa pers dan tidak ingin dijawab saat itu, sampaikan dengan bijak, misalnya, “nanti setelah acara ini saya sampaikan.”

(h) Jangan membatasi wartawan yang datang atau mengusir wartawan yang tidak diundang. Selama ia jelas dari media dan memiliki kepentingan atas informasi itu persilakan masuk. Jika bukan media, katakan ini khusus untuk media.

Penulisan press realese yang baik dan benar

Penulisan press realese yang baik dan benar dilakukan dengan cara berikut.

• Sebainya penulisan press realease cukup satu halaman saja , atau maksimum dua halaman. Penulisannya rinkas karena release merupakan acuan bagi jurnalis/redaktur/editor menulis berita bagi publiknya (di surat kabar, majalah, atau siaran berita elektronik)
• Redakturselalu sibuk. Media biasanya menerima puluhan press realese dalam satu hari, redaktur harus memmilah mana yang di muat kedalam publikasi hari itu.

• .  Kolom surat kabar atau majalah terbatas. Gunting redaktur tajam , dengan tujuan mengutamakan berita yang penting dan menarik bagi khalayak pembaca audiens nya
• .  Kolom surat kabar dan majalah sebaiknya dikomersialkan dan di efesienkan sehingga pemasukan uang bagi pengusaha media lebih efektif (lebih banyak).
• .      Isi press realese harus mempunyai news value, berbobot ,berisi human interest yang auntentik, atau berita yang penting , menarik , dan terkini bagi pembaca audience nya.
• .      Bagian terpenting daeri press realese yang disebut lead” berisi unsur 5W+1H
• .      Press realese harus di tulis dalam bahasa baku , benar , dan menarik untuk di baca.
• .      Prese realese harus menonjolkan unsur penting dan unik.

#.Hindari label , daftar , istilah asing , hal yang negative mengenai pesaing atau pendapat ahli.  

P    #press release harus objektif dan beratribusi pada pendapat press release sama sekali tidak boleh menyesatkan pembaca.

1         # Press release diketik engan font 12 Times New Roman, 1,5 spasi, setiap paragraph doble spasi

1    Sebaiknya press release  di tutup dengan profil singkat perusahaan yang berhubungan dengan berita press tersebut , 

#biasanya juga disertakan fact sheet.